Personel ve İzin Programımızın kullanıcıları tarafından, zaman zaman programın kullanımı ile ilgili sorular alıyoruz. Program, kodlamaya ihtiyaç duymadan kullanıcılar tarafından bazı kişiselleştirmeler yapmaya imkan tanımaktadır. Bu yazıda hem bu tür kişiselleştirmeleri hem de programın genel kullanımını anlatacağız.

Program ilk başta rar formatında sıkıştırılmış dosya olarak gelmektedir. Bu dosyanın üstünde sağ tıklayıp, "Çıkart" (Extract) ile masaüstüne veya herhangi bir yere açılması gerekmektedir. Açıldıktan sonra "Personel" adlı bir klasör oluşacaktır. Personel klasörü aşağıda görüldüğü gibi, "izinler", "PersonelResimleri" adlı iki alt klasör ve "database.mdb", "izin takvimi.xlsm", "Personel.xls" adlı üç dosya içermektedir. (mdb, xlsm, xls dosya uzantıları görünmeyebilir)

Klasör içindeki "Personel.xls" dosyası çalıştırılmalı ve Excel açılırken makrolar etkinleştirilerek açılmalıdır. ( Excel dosyası açılırken formül çubuğunun üstünde aşağıdaki gibi, içeriği ve makroları etkinleştirme uyarısı çıkarsa "İçeriği Etkinleştir" seçilmelidir. Makroların etkinleştirilmesi konusunda detaylı bilgi için bkz: Makrolar nasıl etkinleştirilir? )

Excel dosyası belirtilen şekilde açıldığında gelen sayfada "Form Aç" butonuna tıklayarak programın ekran görüntüsünü açabiliriz.

Program, personele ait özlük bilgileri ve izin bilgilerini tutmaktadır. Ekranın kullanılmasını aşağıdaki ekran görüntüsüne göre inceleyelim:

Personel isimleri, personel numaralarıyla listelenmiştir. Bir personel kaydının üstüne çift tıklandığında ona ait bilgiler açılacaktır. Üstteki açılan kutudan bölüm seçilerek sadece seçilen bölümdeki personel listelenebilir ya da alttaki arama alanında ad ve soyada göre harf harf arama yapılabilir. Arama kısmında her harf girildikçe ad veya soyadında aranan kelimeyi içeren kişiler listelenecektir.

"Eskileri de göster" tiklendiğinde işten ayrılmış kişiler de listelenecektir. Varsayılan olarak işten ayrılmış (eski) kişiler gösterilmez. Program, "İşten Çıkış Tarihi" girilmiş kişileri eski personel olarak işaretlemektedir.

Yeni personel kaydetmek, personele ait kişisel bilgileri kaydetmek ve var olan personel kayıtlarını silmek için kullanılır.

Bu kısımda personelin kişisel bilgileri yer almaktadır. Burada yer alan bilgiler değiştirildiğinde 2 nolu bölmedeki "Kaydet" butonu ile değişiklikler veritabanına kaydedilmelidir.

Programın doğru çalışması için personelin "Adı", "Soyadı", "Doğum Tarihi", "İşe Giriş Tarihi", "Hafta İzin Günü", "Statü" ve "Bölümü" bilgileri mutlaka girilmelidir.

"Bölüm" ve "Görev" gibi açılan kutulara yeni değerler eklenebilir. Bunun için aşağıdaki "Açılan Kutuların Özelleştirilmesi" başlığını inceleyiniz.

Personele fotoğraf eklemek için, "PersonelResimleri" klasörünün içine, adı personel numarası, uzantısı jpg olan fotoğrafı kopyalayınız.

Burada personelin hakedilmiş, kalan yıllık izinleri gösterilmektedir. Personelin "İşe Giriş Tarihi", "Statüsü" ve "Doğum Tarihine" göre hakettiği yıllık izinler yıl bazında listelenir. Kullanılan yıllık izinler varsa, hakedilen izinlerden düşer. Kalan izinler yıllar bazında listelenir.

İzin hakedişleri, "Statü"nün hakettiği miktarlara göre hesaplanacaktır. Yeni statüler ve yeni miktarlar tanımlanabilir. Bunun için bizimle iletişime geçiniz.

6 nolu bölmede, kullanılan izinlerin listesi görülmektedir. Kullanılan veya kullanılacak izinlere yönelik girilen tüm izin kayıtları burada listelenir. Üst kısımdaki açılan kutularla "İzin Türü" ve "Yıl" bazında süzme yapılabilir.

6 nolu bölmede listelenen kullanılan izin kayıtlarının üstüne çift tıklandığında, 7 nolu bölmede kayıt detayı açılır. 7 nolu bölmenin üst kısmındaki butonlarla yeni izin kaydı, mevcut kaydın güncellenmesi, silinmesi ve izin belgesi oluşturma işlemleri gerçekleştirilebilir. Oluşturulan izin belgesi, "izinler" alt klasörü içine kaydedilecektir.

7 nolu bölmede izin kaydı girilirken, izin başlangıç tarihi ve süresi girilip "Kaydet" butonuna tıklandığında, "izin bitiş" ve "işe dönüş" tarihini program otomatik hesaplamaktadır. İşe dönüş tarihi hesaplanırken personelin "Hafta İzin Günü", "Hafta sonları" ve "Bayramlar ve Resmi Tatil Günleri" dikkate alınmaktadır. Bayramlar ve resmi tatil günleri, her yıl için bir defa kullanıcı tarafından tanımlanmalıdır. Bunun için aşağıdaki "Bayramlar ve Resmi Tatil Günlerinin Tanımlanması" başlığını inceleyiniz.

7 nolu bölmede "İzin Türü" açılan kutusuna yeni izin türleri eklenebilir. Bunun için aşağıdaki "Açılan Kutuların Özelleştirilmesi" başlığını inceleyiniz.

Program arayüzünde her personelin hakedilen ve toplam kalan izinleri yıllar bazında görülmektedir. Kullanılan izinlerin izin türlerine göre ve yıllar bazında sorgulaması yapılabilmektedir.

Program arayüzünde en üstteki "Rapor" sekmesinde, gerek bölümler bazında gerekse tüm personelin kalan izinleri raporlanabilir ve PDF olarak kaydedilebilir. Oluşturulan rapor dosyası "izinler" klasörü içine kaydedilecektir.

Personel ana klasörü içindeki "İzin Takvimi.xlsm" dosyasını açıp, Yıl ve Ay seçerek, izin planları aylık takvim üstünde görülebilir, izin çakışmaları takip edilebilir.

Resimleri büyütmek için üstüne tıklayınız.

Programda kullanılan açılan kutuların (combobox) içerdiği veriler, kullanıcı tarafından düzenlenebilir, yeni veriler eklenebilir. Bunun için, aşağıdaki ekran görüntüsünde görüldüğü gibi program arayüzünde en üstteki "Ayarlar" sekmesinde 1 nolu bölmede "Açılan Kutu Türü"nden Bölüm veya Görev seçilerek, seçilen türe ait veriler listelenir. Listelenen kayıtların üstüne çift tıklandığında, "Değer" kutusuna kayıt detayı gelir ve değişiklik yapılabilir. Bölmenin üst kısmındaki butonlarla yeni izin kaydı, mevcut kaydın güncellenmesi ve silinmesi işlemleri gerçekleştirilebilir.

Yeni izin kaydı girilirken, izin başlangıç tarihi ve süreye göre, izin bitiş ve işe dönüş tarihleri otomatik hesaplanmaktadır. Bu hesabın doğru olabilmesi için yıl içindeki bayramlar ve resmi tatil günlerinin bir defaya mahsus sisteme girilmesi gereklidir. Bunun için bir üstteki ekran görüntüsünde görüldüğü gibi program arayüzünde en üstteki "Ayarlar" sekmesinde 2 nolu bölmede sisteme önceden girilmiş olan bayram ve resmi tatil kayıtları listelenir. Listelenen kayıtların üstüne çift tıklandığında, "Tarih", "Açıklama" ve "Süre" bilgileri ilgili kutulara gelir ve değişiklik yapılabilir. Bölmenin üst kısmındaki butonlarla yeni kayıt ekleme, mevcut kaydın güncellenmesi ve silinmesi işlemleri gerçekleştirilebilir.